做事效率低下？10個(gè)原則從零效率到高效率

很多職場人在工作中總是處于被動(dòng)狀態(tài)，總是在上級反復(fù)提醒、要求、催促、威脅之下才能完成工作，總是抱怨上級安排任務(wù)過多，剛做完一件工作還沒緩過神來，下一件工作就像“炮彈”似的投射過來，被“炸”得暈頭轉(zhuǎn)向，不得不在“眼冒金星”中加班加點(diǎn)；還有人抱怨工作頭緒多，臨時(shí)任務(wù)總讓人感到應(yīng)接不暇，疲憊不堪。實(shí)際上，只要我們安排得當(dāng)，總是能夠合理地處理好“工作多”、“頭緒亂”和“效率低”的問題。下面是形成效率低下的五種原因，大家看一下，自己是不是也有這類問題。

1、為誰工作不清晰

搞不清為誰工作，認(rèn)為多干活就是“自找苦吃”

認(rèn)為自己是在為別人打工的人，對待工作不會有很高的要求，覺得工作做多做少、效率高低對自己的意義不大：“為別人打工，何必緊追緊趕把自己搞得那么辛苦？干快干慢都掙那么點(diǎn)兒錢！”這類職場人一旦發(fā)現(xiàn)自己的需求沒有得到滿足時(shí)，通常不找自己的問題，相反會抱怨企業(yè)、抱怨工作、抱怨領(lǐng)導(dǎo)，而且，怨氣越大，越不甘心付出太多的努力去工作，從而陷入“得過且過”的惡性循環(huán)之中。

2、凡事可以慢慢來

說到工作效率時(shí)，很多人認(rèn)為“凡事可以慢慢來”，但是職場可以容忍“慢慢來”的沉穩(wěn)心態(tài)，絕不能容忍“慢慢來”的做事速度；職場允許縝密的思考，絕不允許拖沓的行為。

生活中我們提倡“慢活”是為了健康，職場中如果我們還提倡“凡事可以慢慢來”，只會被甩出職場的“快軌”。職場中需要“風(fēng)”一樣的速度和效率，不管我們用風(fēng)馳電掣的氣勢、風(fēng)風(fēng)火火的行動(dòng)還是風(fēng)雨無阻的堅(jiān)持，我們必須保證“風(fēng)和日麗”的結(jié)果，如果只想著追求舒適、休閑的生活，認(rèn)為“慢工出細(xì)活”，最后我們得到的不一定是“細(xì)活”，而很可能要面對領(lǐng)導(dǎo)“風(fēng)雨交加”的面孔和呵斥。

3、工作之前不準(zhǔn)備

很多人在工作之前不善于準(zhǔn)備和籌劃，沒有明確領(lǐng)導(dǎo)的要求，做事沒有格局，這也是他們效率低下的原因之一。“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，意思是要辦成一件時(shí)，一定不要盲目著手，而是先要進(jìn)行一番籌劃、做好充分準(zhǔn)備，創(chuàng)造完成工作的有利條件，這樣會大大提高辦事效率，“磨刀不誤砍柴工”。

4、進(jìn)度總是往后拖

有人認(rèn)為自己30天之內(nèi)可以做完一件事情，在前15天總覺得時(shí)間還很寬裕，不急于動(dòng)手做，還剩下10天的時(shí)候仍然覺得“大不了提前5天的時(shí)候加加班”，直到最后只剩下2～3天時(shí)才恍然覺得時(shí)間緊迫，開始手忙腳亂起來。這時(shí)不僅沒有預(yù)想中的“急中生智”，反而因?yàn)閴毫^大，容易急中出錯(cuò)，或者因?yàn)閷щy估計(jì)不足而將進(jìn)度一拖再拖。

很多人患有頑固的“職場拖沓癥”，很重要的原因是他們沒有一次“刻骨銘心”的沉痛教訓(xùn)，但凡有一次，他們也不會縱容自己的拖沓。但是我們不要做“事后諸葛”，應(yīng)該把拖沓的毛病消滅于出現(xiàn)重大失誤之前。

5、完成之后不總結(jié)

努力工作并沒有錯(cuò)，但只顧做事、不善于總結(jié)的人不是聰明的職場人。做同樣的一件事情，第一次做我們可能會遇到很多意想不到的問題和“插曲”，如果不把這些東西及時(shí)記下來，第二次在遇到這種情況我們還是不知道怎么做，這就使得工作更沒效率了。

了解了工作效率低下的原因后，那么如何提高自己的工作效率呢？時(shí)間管理項(xiàng)目公認(rèn)專家珍·葉格博士剛剛發(fā)布了《從零效率到高效率 ： 用20%時(shí)間完成80%工作》一書的最新版本。葉格在書中加入了賦予管理者競爭力的10個(gè)生產(chǎn)力原則，我們一起來分享一下吧。

1、很好的控制自己。

但不要試圖控制他人。你首先需要解決的關(guān)鍵問題是分心。這就是無休止郵件、電話和日常危機(jī)的痛苦，它妨礙了你取得真正重要的成就，像接觸客戶等等。成為一個(gè)良好典范就是要具有成效，但試圖對他人進(jìn)行控制往往是徒勞的。

2、不要試圖去做每件事件，否則你可能只有小作為。

帕雷托法則指出，你80%的成就，來自于你20%的努力。找出值得你付出20%努力的工作，然后關(guān)注于這些工作。每天先開始做你當(dāng)天需要做的高優(yōu)先級工作，將電子郵件和電話留在一天結(jié)束的時(shí)候來處理，如果你那時(shí)還有時(shí)間的話。

3、花時(shí)間對自己進(jìn)行安排，這將會節(jié)省你的時(shí)間。

一個(gè)重要的生產(chǎn)力殺手就是混亂無序，以及浪費(fèi)時(shí)間來尋找東西。用點(diǎn)時(shí)間來打造一個(gè)聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫，并且構(gòu)建一個(gè)包含整個(gè)搜索能力的在線文件歸檔系統(tǒng)。如果需要，聘請一位專家，以便能自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)性的任務(wù)。

4、目標(biāo)是達(dá)到卓越，但拒絕完美主義。

根據(jù)定義，沒有人或者業(yè)務(wù)是完美的，因此達(dá)到完美并不現(xiàn)實(shí)，并且注定要失敗。卓越的目標(biāo)，讓人稱贊，但如果將其理解成完美，那么將弄巧成拙，毫無生產(chǎn)力可言。

5、理解和克服拖延問題。

擔(dān)心成功和害怕失敗是多數(shù)拖延行為的根源。心理學(xué)家認(rèn)為，拖延者實(shí)際上是在破壞自己。他們在自己的道路上設(shè)置了障礙。他們實(shí)際選擇的道路，損害了他們的生產(chǎn)力，限制了他們在業(yè)務(wù)上的成功。避免出現(xiàn)這種問題。

6、掌握節(jié)奏，使你不是不停的工作。

休息讓你擁有足夠的生產(chǎn)力。擁有足夠的睡眠，能使你在整個(gè)白天以及晚上，保持活躍。在你的時(shí)間中安排出休息時(shí)間，像安排遠(yuǎn)離你的辦公桌來吃午餐，以及每隔一段時(shí)間出去呼吸一下新鮮工作等等。

7、使用你的聆聽技巧來變得更加高效和有效。

通過聆聽團(tuán)隊(duì)和客戶的需求，對癥下藥，來最大化你自己的生產(chǎn)力。但仍要擠出時(shí)間，來設(shè)定高層次的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和目標(biāo)。

8、生產(chǎn)力是一個(gè)相對概念。

業(yè)務(wù)中的感知是真實(shí)的。最具生產(chǎn)力的團(tuán)隊(duì)成員，是那些一直以來做的多的人，盡管這些人很少做出承諾。生產(chǎn)力是每單位時(shí)間的感知價(jià)值，與用于工作的具體時(shí)間或者工作強(qiáng)度無關(guān)。生產(chǎn)力是可量化的結(jié)果。

9、對于你的生產(chǎn)力，擁有明確的衡量尺度。

如果你不能或者不會衡量結(jié)果，那么你就不能管理任何活動(dòng)，或者運(yùn)營一項(xiàng)業(yè)務(wù)。一位企業(yè)家最終的工作是按照要求的結(jié)果，來定義成功。沒有了目標(biāo)，也就沒有可以進(jìn)行衡量的生產(chǎn)力。

10、委托工作，而不是關(guān)系。

將工作委托給能夠快速或者低價(jià)從事該工作的其他方，這是一個(gè)增加生產(chǎn)力的方法。但要與所有關(guān)鍵的相關(guān)方保持聯(lián)系。如果你你不能與關(guān)鍵客戶、消費(fèi)者和賣家進(jìn)行溝通，你就不會擁有管理生產(chǎn)力所需的關(guān)系。

對于企業(yè)家而言，除了想法外，成功主要看執(zhí)行。執(zhí)行的成功主要看生產(chǎn)力—更多的時(shí)間、更多的資金、更多的客戶，更多的滿意度。如果你發(fā)現(xiàn)自己的工作越來越多，興趣越來越低，并且完成的工作也越來越少的時(shí)候，是時(shí)候?yàn)榱松a(chǎn)力，來執(zhí)行這些新咒語了。